Die Basisfunktionen der dokspace Bauplattform
dokspace Plattformen folgen einem zentralen Grundprinzip. Im Mittelpunkt steht die Information und zwar eindeutig. Online Kollaboration funktioniert dann zuverlässig, wenn alle Beteiligten immer auf die richtige Information Bezug nehmen können. Dazu müssen diese Bezüge eindeutig sein und Bestand haben. Beides gewährleistet dokspace. Der vielzitierte und nicht in jedem System verfügbare „Deeplink“ ist für dokspace Kunden eine Selbstverständlichkeit. Jeder Plan, jedes Bild, jedes Protokoll, ja im Grunde genommen jeder Informationsbaustein in jeder Version hat bei dokspace eine eindeutige ID (wir nennen sie factID) und damit eine eindeutige, referenzierbare Adresse im WorldWideWeb.
Der wesentliche Vorteil von Web-Plattformen gegenüber der e-Mail Kommunikation ist, dass alle Beteiligten immer auf die aktuellsten Daten in einer einheitlichen Struktur zugreifen können. Das leidige Problem, dass Plandaten und Protokolle in der persönlichen Mailbox – für andere unerreichbar – verschollen bleiben, oder irrtümlich auf eine veraltete Version zugegriffen wird, gehört damit der Vergangenheit an. In der Lösung dieses Problems spielt die einfache und verlässliche Referenzierbarkeit – man kann es auch Verlinkbarkeit nennen – aller auf der Plattform stehenden Informationen eine wesentliche Rolle.
Mit den automatischen Benachrichtigungen bleiben Sie und Ihre Projektpartner immer auf dem Laufenden. Dabei kann man zwischen einem voreingestellten und einem individuellen Nachrichtenmodus wählen. Je nach eingestellter Häufigkeit erhält man täglich bis monatlich eine Zusammenfassung aller relevanten Plattformaktivitäten per e-Mail.
Zusätzlich können gezielt Ordner oder Informationstypen abonniert werden. Übrigens, die meisten unserer Kunden wählen eine tägliche Benachrichtigung!
Durch die automatische Versionierung aller Informationen, sorgt Ihre Plattform für eine lückenlose Dokumentation aller Aktivitäten. Nicht nur inhaltliche Änderungen oder ein neuer Datei-Upload werden dokumentiert, auch Änderungen in der Zugriffberechtigung oder neu erstellte und gelöschte Verknüpfungen bleiben erhalten. Zu jeder Zeit kann – die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt – auf alte Versionen zugegriffen werden.
Zusätzlich zeigt die Plattform ausgewählten Benutzergruppen in detailierten Statistiken, wer tatsächlich wann und worauf zugegriffen hat. Gerade wenn es um den entsprechenden Nachweis und um Verbindlichkeit im Projekt geht, unumgänglich.
Der Zugriff auf alle Inhalte und Bereiche einer Plattform wird über Rechte gesteuert. Das System unterscheidet dabei zwischen Lese- und Bearbeitungsrechten, bei Ordnern zusätzlich auch noch ein Anlegerecht, über das geregelt wird, wer in einem Ordner Inhalte anlegen darf. Im Gegensatz zu vielen anderen Systemen werden Rechte nicht alleine über Ordner gesteuert, sondern jeder einzelne Informationsbaustein, jeder Plan, jedes Bild, ja sogar jede Version trägt ihre eigenen Rechte. Klingt auf den ersten Blick kompliziert, ist es aber nicht. In der Regel werden Berechtigungen auf dem Weg der Vererbung vergeben und die Benutzer müssen sich um die Rechtevergabe kaum selbst kümmern.
In der Regel werden Zugriffsberechtigungen über Gruppen vergeben. Das vereinfacht die Rechte- und Benutzerverwaltung. Je nach Plattformkonfiguration können Rechte aber auch sehr detailliert n einzelne Benutzer vergeben werden. Mit dem überaus leistungsfähigen und kann praktisch jedwede Konstellation non Gruppen und Rollen auf einer Plattform abgebildet werden. Unsere Experten begleiten Sie natürlich insbesonders dabei in der Einrichtungsphase.
Eine Situation, die in jedem Projekt vorkommt, ist das Einbinden externer, also nicht registrierter Benutzer. Im Bereich Social Media würde man dies „Teilen“, „Sharing“ oder „Freigeben“ nennen. Eine dokspace Plattform geht hier wesentlich differenzierter mit Ihren Informationen um. Beim Einbinden externer Benutzer über deren eMail-Adresse wird nicht einfach eine Information, z.B. ein Plan „freigegeben“ und ein Link versendet, sondern es wird gleichzeitig ein s.g. temporärer Nutzer im System angelegt, d.h. Sie können auch die Dauer des Zugriffs bestimmen. Damit kann nachvollzogen werden, ob und wann ein externer Nutzer auf Informationen zugegriffen hat.
Selbstverständlich können temporäre Benutzer – wenn erwünscht – auch als reguläre Benutzer auf der Plattform übernommen werden und dort einer Benutzergruppe zugewiesen werden.
Die Sicherheit Ihrer Daten ist uns auf allen Ebenen ein großes Anliegen. Daher gehen wir bei der Auswahl unserer Partner und Technologien äußerst sorgfältig vor.
Die Server unserer Miet-Plattformen werden von einem der renommiertesten Rechenzentrenbetreiber Deutschlands, der Hetzner Online AG, betrieben (Siehe dazu auch das Hetzner Sicherheitskonzept). Unsere Server werden übrigens stündlich an zwei physisch getrennten Orten gesichert.
Die Software FCS (factline community server) unseres Technologiepartners factline, auf der unsere Lösungen basieren, läuft mit Debian Linux auf einer der sichersten und stabilsten Systemumgebungen und ist in Perl entwickelt. Als Datenbank wird die hochperformante PostgreSQL verwendet. factline ist seit vielen Jahren Partner des Kompetenzzentrum für Secure Business Austria, in dem unsere Mitarbeiter auch regelmäßige Schulungen erhalten, um sicher zu stellen, dass die Software höchsten Sicherheitsanforderungen genügt.
Die Software selbst bietet drei Zugriffsebenen. Die oberste Ebene der Server-Administration ist ausschließlich dokspace Mitarbeitern erlaubt. Sie wird genutzt, um die Rahmenbedingungen für einzelne Plattformen festzulegen. Jede Plattform verfügt auf der zweiten Ebene über eine eigene Plattform-Administration, auf die Sie als Kunde ab der Variante Advanced Zugriff bekommen und in der Sie ggf. selbst Einstellungen der Plattform anpassen können. Die dritte Zugriffsebene ist die Plattform mit der Sie und Ihre Projektpartner täglich arbeiten. Hier wird der Zugriff auf einzelne Inhalte wie gewohnt über deren Zugriffsrechte bzw. die Gruppenzugehörigkeit der jeweiligen Benutzer gesteuert. Selbstverständlich erfolgt der Zugriff auf allen Ebenen über eine TSL-verschlüsselte Verbindung.
Uns ist darüber hinaus wichtig, dass nur die Personen auf Daten zugreifen, die auch tatsächlich dazu berechtigt sind. Deshalb empfehlen wir, dass wirklich jeder Nutzer einen eigenen Account bekommt. Daraus entstehen bei dokspace auch keine zusätzlichen Kosten, da unsere Lizenzen nach dem Prinzip der Concurrent User, also der gleichzeitig im System angemeldeten Benutzer vergeben werden. Zusätzlich kann auch jeder Benutzer – wenn erwünscht – sein von anderen Systemen gewohntes Passwort verwenden. Allzu oft kommt es vor das man sich das Xte Passwort einer IT-Lösung nicht merken kann und meidet deren Nutzung. Da dies erst recht wieder den Versand von Attachment-bewehrten e-Mails bedeuten würde wollen wir diese Hürde gar nicht erst entstehen lassen.
Auf spezielle Anforderungen, wie z.B. nur die Zulassung spezieller IPs oder Längenvorgaben für Benutzernamen und Passwörter, gehen wir im Bedarfsfall gerne ein und bieten Ihnen unsere langjährige Erfahrung als Reflexionsraum. Wir weisen immer darauf hin, dass Sicherheit immer im Kontext des Gesamtprojekts und der Nutzbarkeit abgewogen werden sollte.
In jedem Projekt möchten man Partnern oder Mitarbeitern Informationen und Dokumente zukommen lassen, zur Kenntnisnahme, zur Review, zur Freigabe oder ähnlichem. In der leidvollen Welt der übervollen eMail-Inboxen würden nun zahllose Mails mit Attachments hin und her geschickt. Nicht so bei dokspace. Ein wichtiges Grundprinzip in der Online-Kollaboration ist die Eindeutigkeit von Informationen, deshalb werden bei uns nie die Informationen selbst, sonder „nur“ die Links auf Informationen versendet. Der Zugiff erfolgt ausschließlich über die Plattform. Damit ist gewährleistet, dass alle Beteiligten immer auf die richtge Version zugreifen und alle den selben Kenntnisstand haben.
Das Versenden ist dabei denkbar einfach. Sie können eine beliebige Zahl an Dokumenten, Plänen oder Ordnern in einer Nachricht verlinken. Selbstverständlich können Nachrichten an Gruppen oder einzelne Benutzer versendet werden, es können auch – gerade für wiederkehrende Versandprozesse – Versandlisten erstellt werden, auf die man bei Bedarf zurückgreifen kann. Die eMail wird dabei für die sinnvolle Benachrichtigungsfunktion genutzt, nicht mehr und nicht weniger!
Hier können wir unsere Wurzeln nicht verleugnen. Aus unserer Sicht bildet die Möglichkeit, ohne Programmierkenntnisse online Texte erstellen zu können, zu den unverzichtbaren Grundfunktionen einer Online Kollaborationsumgebung. Dabei meint das Wiki-Prinzip ja nicht automatisch gleich die Produktion einer Online Enzyklopädie. Vielmehr geht es darum, gemeinsam online Texte wie z.B. Protokolle zu erstellen, die ihrerseits mit weiteren Informationen verknüpft sein können.
dokspace bietet dafür einen Online Editor der aktuellsten Generation, der das Erstellen von strukturierten und elegant formatierten Online Texten spielend einfach macht.
Informationen bekommen oftmals erst im richtigen Kontext ihren Sinn und damit einen Wert. Ohne Kontext sind werden Informationen gerade in Kollaborativen Arbeitumgebungen eher als störend empfunden. Deshalb ist es emiment wichtig, dass ein Kollaborationsumgebung ihren Nutzern einfach Möglichkeiten bietet, Informationen untereinander in Beziehung zu setzen.
dokspace bietet hier mehrere Möglichkeiten der Kontextualisierung. So können Informationsbausteine (=facts) einfach per Link oder Include miteinander verbunden werden. Diese Funktionen sind im Editor integriert und können sowohl für Online Texte als auch z.B. im Beschreibungstext einer Plandatei genutzt werden. Wird ein fact verlinkt oder inkludiert, so „merkt“ es sich auch den backlink, also alle Orte von denen aus es referenziert wurde.
Weiters können facts auch in einem oder mehreren Ordnern abgelegt bzw. über Tags mit zusätzlichem Kontext angereichert werden.
Tagging wird heute in vielen Web-Applikationen als leistungsfähiger Mechanismus eingesetzt, um Informationen mit Kontext zu versehen und mit verwandten Informationen zu Gruppieren. Meist werden Tags für das persönliche Wissensmanagement verwendet. Kollaboratives Tagging will gut organisiert sein, um Wildwuchs zu vermeiden.
dokspace bietet hier vielfältige Möglichkeiten Tagging sinnvoll zu nutzen und zu organisieren. Sowohl die Sichtbarkeit von Tags, als auch die Möglichkeit, Tags im System anzulegen, kann über Benutzerrechte gesteuert werden. Darüber hinaus können Tags für vielfältige Filter- und Navigationsoptionen (z.B. Tagclouds) genutzt werden.
Gerade in der Ausführungsphase, aber auch in der Nutzungsphase eies Bau- und Immobilienprojekts spielen Bilder eine wichtige Rolle. Sei es zur Dokumentation von Baufortschritten oder zum Festhalten von Mängeln in der Ausführung.
dokspace bietet dafür eine leitungsfähige online Bildverwaltung. Wichtig ist dabei zunächst einmal der effiziente Upload. Per Drag&Drop Multi-Uploader können auch mehrere Bilder auf einmal bequem auf die Plattform geladen werden. Die Bilder können dabei – wie alle facts – mit Benutzerrechten versehen, versioniert und kommentiert werden und an jeder Stelle der Plattform verlinkt oder inkludiert werden. Auch der Upload von Kamera-Bildern über Tablet oder Smart-Phone ist dabei kein Problem.
Die Einbindung bzw. Anzeige der Bilder geschieht in der Regel über Thumbnails (=kleine Vorschauen) und eine Lightbox. Zusätzlich können Bilder aber beliebig skaliert und maßgeschneidert eingebaut werden. Die Bilder einer Plattform werden in einer Medienbibliothek gesammelt und stehen im Editor zu Einbindung zur Verfügung.
Sehr intuitiv gestaltet sich auch das Erstellen von Thumbnail-Galerien. Es können sogar ganze Bild-Ordner als Galerien an andere Stelle inkludiert werden.
Die suche ist ein integraler Bestandteil einer dokspace Plattform. Dabei bietet dokspace eine dynamische Quick-Search sowie eine detaillierte Advanced Search an. Erfahrene Benutzer werden mit der Quick Search in 95% aller Fälle am schnellsten zur gewünschten Information gelangen. Dabei werden schon während der Einagbe des Suchbegriffs Ergebnisse vorgeschlagen.
Die Advanced Search bietet zusätzliche Suchparameter wie z.B. eine zeitliche Eingrenzung oder eine Filterung nach Fact-Typen. Das Suchergebnis kann in der advanced Search schnell über eine Voransicht (Preview Pane) gescreent werden.
Kategorienfilter, Tagclouds, vor allem auch die Liste der letzten Änderungen auf einer PLattform bieten darüber hinaus gute Einstiegspunkte in den Informationsbestand einer Plattform.
Kommentare bilden eine wichtige Kollaborationsfunktion bei dokspace. Grundsätzlich kann jeder Informationsbaustein, egal ob Plan, Bild, Text oder Dokument kommentiert werden. Wichtig ist dabei, dass Kommentare immer auf eine bestimmter Version einer Information beziehen – dokspace stellt dies übrigens automatisch sicher.
Trotzdem bleiben alle Kommentare und ggf. auch Antworten beim fact erhalten und können somit Aufschluß über den Versionsverlauf einer Information geben. Kommentare können Ihrerseits wiederum referenziert werden, integrieren sich somit nahtlos in die gesamte Plattformarchitektur.
Neben Plänen lassen sich mit einer dokspace Plattform natürlich auch alle Arten von Dokumenten und Dateienn verwalten. Häufig genutzte Formate wie z.B. PDFs können online per Vorschau gescreent werden, ohne dass ein Dateidownload notwendig wird. Gerade bei kryptischen Dateinnamen kann der Blick auf die erste Seite einer PDF-Datei schnell Aufschluß über deren Inhalt geben.
Wenn es darum geht Dokumente zu organisieren ist das schnelle Verschieben & Versenden auch mehrerer Dokumente unabdingbar. Beides ist auf einer doskpace Plattform problemlos möglich. Es können auch problemlos für mehrere Dokumente in einem Arbeitsschritt Verknüpfungen in weiteren Ordnern einer Plattform erstellt werden oder deren Zugriffsrechte verändert werden.
Für die Arbeit mit Dokumenten ist kein Check-out oder Check-in notwendig. Kommt es zu Konflikten bei der Publikation unterstützt Sie doskapce bei der Lösung des Konflikts.
Diese unscheinbare, aber umso wichtigere Funktion gehört heute zum Standardrepertoir einer guten Kollaborationsumgebung. Natürlich bietet auch dokspace die Möglichkeit an, ein ganzes Dateipaket in Form eines zip-Archivs auf den Rechner zu laden.
Speziell beim Versand mehrerer Pläne oder Dokumente ist diese Option extrem hilfreich. Der Empfänger hat direkt in der Nachrichtenansicht auf der Plattform die Möglichkeit zum zip-Download.
Das Erscheinungsbild einer Web-Plattform trägt stark zur Identifikation und Wiedererkennbarkeit bei. Dadurch wird maßgeblich das Vertrauen in eine Lösung unterstützt. Daher ist es für dokspace wichtig, dass eine Plattform rund um die vorgegebenen Interaktionselemente gestaltbar bleibt, d.h. mit einem individuellen Layout und Design ausgestattet werden kann.
Wir können getrost behaupten, dass keine unserer Plattformen der anderen exakt gleicht, in jede Plattform fließen CI/CD unserer Kunden ein. Dabei übernehmen unsere Spezialisten die Design-Anpassung während der Einrichtungsphase. Natürlich kann auch mit einem neutralen, von uns erstellten Standard-Layout gearbeitet werden, wenn erwünscht.
Wer kennt das nicht? Sie investieren Ihre wertvolle Zeit in die Suche eines bestimmten Plans oder Protokolls. Einmal gefunden stellt sich schnell die Frage, wie man sich beim nächsten Zugriff auf das gefundene Dokument diese Zeit sparen kann. Nachdem man nicht immer über den selben Computer zugreift und nicht jeder Benutzer versiert darin ist seine Browserdaten- und Bookmarks auf allen Geräten zu synchronisieren, macht es Sinn wenn dokspace diese Aufgabe für Sie übernimmt.
Mit den persönlichen Favoriten haben sie immer alle aktuell für Sie relevanten Informationen immer einen Klick weit entfernt. Organisieren Sie die Favoriten nach Ihren Präferenzen fügen Sie hinzu, was sie gerade sehen und löschen Sie, was nicht mehr relevant erscheint. Simpel, intuitiv und effizient!