Sie sind auf der Suche nach dem optimalen Weg zur Erstellung & Verteilung von Serien-Protokollen? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere Lösung!
Das dokspace Protokoll-Tool gliedert sich als Modul zur umfassenden Dokumentation von jeder Art von Besprechungen, ob einzeln, oder in Serie oder zur Protokollierung von Mängeln, nahtlos in Ihre dokspace Plattform ein. Die klar gegliederte Struktur, die einfache Handhabung und die Möglichkeit der individuellen Anpassung an Vorgaben innerhalb Ihres Projekts machen das Modul zu einem wertvollen Hilfsmittel in Ihren Projekten.
Automatische Nummerierung von Protokolleinträgen
Nie mehr Gedanken machen über die Nummerierung von Protokollpunkten.
Das Erstellen von Protokolleinträgen erfolgt intuitiv einer nach dem anderen, das Modul sorgt für die korrekte Nummerierung. Dabei erhält jeder Eintrag eine Kombination aus dem Kurztitel der aktuellen Kategorie (diese können frei in den Einstellungen des jeweiligen Protokolltyps angepasst werden) und der nächsten freien laufenden Nummer. So könnte der erste Besprechungspunkt in der Kategorie „Allgemeines“ z.B. die Nummer ALLG001 erhalten. Vor dem Versand können neue Protokolleinträge sogar noch umsortiert werden. Ab dem Versand des Protokolls bleiben die Nummern dann fixiert.
Protokollpunkte behalten Ihre Nummerierung auch, wenn in Folgeprotokollen Ergänzungen zum Punkt vorgenommen werden.
Ergänzungen zu Protokollpunkten
Sie kennen die Problemstellung nur zu gut: Manch besprochener Punkt des Protokolls ist bis zur nächsten Besprechung nicht zur Gänze erfüllt oder es hat sich eine Verzögerung ergeben. Manches mal ist der Punkt seit der letzten Besprechung komplexer geworden, oder es hat sich unmittelbar ein nächster Schritt aus dem Abschluss des Punktes ergebe . In allen Fällen möchten Sie die Information dazu idealerweise direkt im Besprechungspunkt ergänzen.
Das Modul erlaubt die ganz intuitiv, indem Sie die Ergänzung direkt im Besprechungspunkt eingeben. Alles, was in vorherigen Besprechungen notiert wurde und somit bereits Bestandteil versandter Protokolle ist, bleibt dabei unverändert. Das System notiert dabei automatisch das Datum der Ergänzung bzw. in welcher laufenden Besprechungsnummer die Ergänzung vorgenommen wurde. Auch Änderungen des Erfüllungstermins werden im Besprechungspunkt angezeigt.
Ausblenden erledigter Punkte
Erledigte Protokollpunkte sind einerseits mehr als wünschenswert, andererseits stellen sie dann aber gleich unnötigen Ballast in Protokollen dar. Daher ist ein regelmäßiges, automatisches „Säubern“ von Protokollen unumgänglich.
Das dokspace Protokoll erledigt dies unter Einhaltung einer einfachen Regel für Sie: Wird ein Protokolleintrag als „erledigt“ markiert, wird er im aktuellen Protokoll noch als „erledigt“ dargestellt, womit dies allen Protokoll-Empfängern zur Kenntnis gebracht wird. In allen folgenden Protokollen ist er dann automatisch ausgeblendet. Im Online Protokoll kann man sich aber jederzeit alle jemals erledigten Besprechungspunkte mit einem Klick wieder anzeigen lassen. Erledigte Punkte werden dann zur visuellen Unterscheidung grau hinterlegt angezeigt.
Drag & Drop für Bilder
Bilder sind ein essentieller Bestandteil eines jeden Protokolls. Egal, ob es sich um Aufnahmen von Baufortschritten oder Mängeln handelt, ob um Skizzen oder Planausschnitte, der Upload von Bildern erfolgt in dokspace Protokollen intuitiv per Drag & Drop. Ziehen Sie einfach Bilder (ja es gehen beliebig viele) von Ihrem Rechner in das Textfeld des Besprechungspunktes, den Sie gerade Bearbeiten und das Modul erzeugt automatisch eine Bildgalerie mit Miniaturen aller hochgeladenen Bilder. Nach dem Publizieren des Besprechungspunkte öffnen sich diese Online bequem in einer Lightbox-Galerie. Zusätzlich erhält jedes Bild beim Upload eine eindeutige ID auf der Plattform und – falls vorhanden – auch die EXIF Information wird gespeichert (sogar die GPS Position). So können Bilder auch aus anderen Datenobjekten , wie z.B. Bautagesberichten oder Planbeschreibungen, heraus referenziert werden. Der mehrfache Upload von Bildern wird somit überflüssig, das spart Speicherplatz und hält Ihren Datenbestand eindeutig.
Übrigens: Erzeugen BenutzerInnen ein PDF des aktuellen Protokolls, so werden alle Bilder des Protokolls nach den Besprechungspunkten am Ende des Protokolls angefügt (4 Bilder pro A4 Seite) und mit einer Referenz zum Besprechungspunkt, in dem sie eingefügt wurden versehen.
Anpassbare Protokolltypen
Nicht jedes Baubesprechungsprotokoll gleicht dem anderen. Je nach Projekt und Herangehensweise können völlig unterschiedliche Kategorisierungen von Besprechungspunkten Sinn machen. Deshalb ist es in dokspace möglich beliebig viele Protokolltypen zu erstellen, innerhalb derer Sie eine ganze Reihe von Strukturen und Einstellungen festlegen können. Der Vorteils ist, dass einmal erstellte Protokolltypen immer wieder verwendet werden können und sogar – wenn nötig – von Projekt zu Projekt „mitgenommen“ werden können. So können Sie im Laufe der zeit ohne großen Aufwand Verfeinerungen an Ihrer Protokollstruktur vornehmen, oder im neuen Projekt nur Teile einer vollständigen Protokollstruktur verwenden. Wir beraten sie natürlich gerne auf dem Weg zum optimalen Protokoll.
So lassen sich zum Beispiel beliebig viele Kategorien von Besprechungspunkten festlegen. Diese helfen nicht nur bei der Gruppierung sondern erlauben in der Online-Ansicht auch das bequeme Filtern des Protokolls. In jeder Kategorie können vorab auch bereits Standard-Besprechungspunkte festgelegt werden.
Wünscht der Bauherr sein Logo im Protokoll, oder gibt es einen Disclaimer, der jedenfalls in jedem Protokoll enthalten sein soll? Dies und vieles mehr ist für jeden Protokolltyp individuell einstellbar.
Versand, Zugriff & Datensicherheit
Solange das Protokoll bearbeitet wird, kann es beliebig oft publiziert werden. Sehen und Bearbeiten können es während der Bearbeitung nur die für den jeweiligen Protokolltyp festgelegten Benutzergruppen. Erst durch den Versand erhält das Protokoll seine endgültigen Leserechte und zwar für alle Empfänger, die in der Verteilerliste (entweder als bereits registrierte Benutzer oder als reine e-Mail Empfänger ) vermerkt wurden. Zusätzlich wird das Protokoll durch den Versand auch „gesperrt“ und kann nicht mehr bearbeitet werden. Dies stellt sicher, dass sich ab dem Erhalt das Protokoll nicht mehr verändern lässt – eine wichtige Voraussetzung für eine vertrauensvolle Online Zusammenarbeit.
Der Zugriff auf das Protokoll erfolgt immer Online, es wird nie als Attachment mit der e-Mail versandt. Dies erhöht die Datensicherheit und stellt sicher, dass alle Empfänger immer exakt auf das selbe Protokoll zugreifen. Für alle Projektbeteiligten ist somit auch sichergestellt, dass Sie zu jeder Zeit unter der einmal erhaltenen URL auf vergangene Protokolle zugreifen können.
Übrigens: Für jeden Protokolltyp kann auch bequem ein Standard-Anschreiben hinterlegt werden, somit reduziert sich der Aufwand beim Versenden auf zwei Klicks.
Druckfähiges PDF
Obwohl wir in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt leben, wird es weiterhin viele Projektpartner geben, die darauf wert legen, das Protokoll auch offline ablegen zu können. Deshalb können alle Benutzer, die das Protokoll online lesen können, auch bequem mit einem Klick ein druckfähiges PDF erzeugen. Die Formatierung stellt dabei einen Kompromiss aus Lesbarkeit und Platzökonomie bzw. Papierverbrauch dar.
Wenn im Protokolltyp festgelegt, kann das PDF auch ein Logo und eine Fußzeile sowie einen Disclaimer enthalten.
Bilder werden im PDF direkt nach den Besprechungspunkten nochmals vergrößert (4 Bilder pro A4 Seite) aufgelistet. Zur besseren Übersicht werden – so vorhanden – auch die Kontaktdaten aller Benutzer der Anwesenheits- und Verteilerliste aufgeführt.
Übrigens: Wenn Sie vor der Erzeugung des PDFs erledigte Punkte einblenden, werden diese im PDF ebenfalls angezeigt. Standardmäßig enthält das Protokoll allerdings alle aktuellen Besprechungspunkte. Filter werden beim Erzeugen des PDFs nicht berücksichtigt, um zu vermeiden, dass unvollständige Protokolle offline in Umlauf kommen können.
Volltextsuche mit Treffer-Highlighting & Filter
Sie kennen die Herausforderung nur zu gut. Nach dutzenden Besprechungen entsteht ein Konflikt im Projekt, zu dessen Lösung Informationen aus längst vergangenen Besprechungen notwendig sind, leider kann man sich nicht mehr genau daran erinnern, in welcher Besprechung diese Thema behandelt wurde. Oft geht nun die Suche in alten Protokolldokumenten los, in denen man das Thema vermutet. Dies Kostet eine Menge Zeit und man ist sich auch nie 100% sicher ob man damit nun alle Informationen dazu gefunden hat. Nicht so auf Ihrer dokspace Plattform.
In jedem dokspace Protokoll finden Sie eine Filterleiste mit einer leistungsstarken und schnellen Volltext-Suchfunktion. Alle Elemente der Filterleiste greifen ineinander, d.h. Sie können zuerst nach z.b. der Zuständigkeit, oder der Protokoll-Kategorie (z.B. HKLS) filtern und dann innerhalb des gefilterten Ergebnisses Ihr Ergebnis mit der Volltextsuche nochmals eingrenzen.
Somit ist zu jeder Zeit auch das Einblenden bereits erledigter Besprechungspunkte möglich, die Suche in vergangenen Besprechungsprotokollen wird damit zum absoluten Kinderspiel. Durch das Highlighting des Suchbegriffs in den Ergebnissen kann die Kontrolle auch immens schnell erfolgen.
Kontextualisierung = Verlinkung
Ein zentraler Aspekt jeder guten Datenorganisation ist nicht nur die strukturierte Ablage, sondern auch die Möglichkeit Kontext darzustellen. In dokspace Protokollen ist es daher denkbar einfach möglich Querverbindungen zu anderen auf der Plattform abgelegten Informationen herzustellen. Egal ob im Besprechungspunkt auf einen abgelegten Plan referenziert wird, oder ob es um ein Gutachten oder einen Behördenbescheid geht. In allen Fällen hilft unsere Fast-Link-Funktion binnen Sekunden einen bestandssicheren (Verschieben einer Information innerhalb der Ordnerstruktur ändert nichts an der Verlinkung) und bidirektionalen Bezug (Rückverweis entsteht automatisch) aus Ihrem Protokollpunkt zu einer außerhalb des Protokolls liegenden Information herzustellen.
Beispiel-PDF hier downloaden!